Gestor de flota: qué es, qué hace y qué significa en un contrato de renting

En resumen: el gestor de flota es la persona (o el servicio) que se ocupa de los vehículos de una empresa de principio a fin: altas y bajas, asignación a conductores, mantenimiento e ITV, multas, siniestros, kilometraje y renovaciones. Cuando el término aparece en un contrato de renting, significa dos cosas según el contexto: el interlocutor que la empresa cliente designa para hablar con la compañía de renting, o el servicio de gestión que la propia compañía ofrece para flotas de cierto tamaño. En ambos casos su función es la misma: que los coches y furgonetas estén disponibles, legales y al menor coste total posible.

Qué significa «gestor de flota» en un contrato de renting

En el renting la propiedad del vehículo es de la compañía arrendadora y el uso es de la empresa cliente. Para que esa relación funcione durante tres, cuatro o cinco años, la arrendadora necesita un interlocutor único en la empresa: alguien que reciba los avisos de mantenimiento, firme las altas y bajas de conductores, gestione las multas y decida qué se hace al vencer cada contrato. Ese interlocutor es el gestor de flota, y en muchos contratos aparece también como «responsable de flota» o «persona de contacto».

La segunda acepción es comercial. Muchas compañías de renting y de renting de flotas para empresas incluyen un «gestor de flota dedicado» o «fleet manager» como servicio: una persona de la arrendadora que centraliza la operativa de todos los vehículos del cliente, hace informes periódicos de consumo, kilometraje y siniestralidad y propone cambios en la flota. Si lo ves en una oferta, conviene preguntar qué incluye exactamente, con qué frecuencia reporta y si tiene coste aparte.

Qué hace un gestor de flota en el día a día

Las tareas varían con el tamaño de la flota y con si los vehículos son propios, de renting o alquilados, pero el núcleo es siempre el mismo:

• Altas y bajas de vehículos y conductores: qué coche o furgoneta tiene cada persona, con qué permiso y desde cuándo.
• Mantenimiento e ITV: calendario de revisiones, citas de taller, vehículos de sustitución mientras uno está parado y control de que ningún coche circule con la inspección caducada.
• Multas y sanciones: recibir las notificaciones, identificar al conductor en plazo y repercutir el importe según la política interna de la empresa.
• Siniestros y seguro: partes, franquicias, seguimiento de la reparación y revisión anual de las coberturas de la flota.
• Combustible y recarga: tarjetas, control de consumos por vehículo y detección de desvíos.
• Kilometraje y renovaciones: vigilar el kilometraje pactado en cada contrato de renting, anticipar excesos y decidir con tiempo si se renueva, se devuelve o se sustituye el vehículo.
• Coste total: saber cuánto cuesta cada vehículo al mes sumando cuota, combustible, multas, reparaciones y tiempo parado, y comparar alternativas.

Buena parte de este trabajo lo hace hoy un programa: cualquier software de gestión de flota decente lleva el calendario de ITV y mantenimiento, el histórico de cada vehículo y los avisos de kilometraje. Pero alguien tiene que decidir, firmar y responder ante la compañía de renting y ante la Administración, y ese alguien es el gestor de flota.

Multas: la obligación legal que más trabajo da al gestor de flota

La tarea más delicada es la identificación de conductores. El artículo 11 de la Ley de Tráfico obliga al titular del vehículo a facilitar a la Administración la identidad de quien conducía en el momento de la infracción, con el número de su permiso de conducir. Y añade algo que afecta de lleno al renting: esa obligación corresponde al arrendatario a largo plazo cuando consta como tal en el Registro de Vehículos de la DGT, y el titular (la compañía de renting) debe comunicar a ese registro quién es su arrendatario. En la práctica, las multas de un coche de renting llegan a la empresa que lo usa, y es el gestor de flota quien tiene que saber quién lo llevaba ese día.

La misma ley fija el plazo: veinte días naturales desde la notificación para identificar al conductor responsable. Si la empresa no lo hace, la sanción por no identificar recae sobre ella y es más grave que la multa original. Por eso un buen gestor de flota exige que cada vehículo tenga un conductor asignado por escrito y que los cambios de conductor se registren el mismo día, no al final del mes.

En el alquiler a corto plazo el esquema es distinto: la ley hace responsable de la infracción al arrendatario del vehículo, y la empresa de alquiler puede sustituir la copia del permiso por la copia del contrato de arrendamiento. Es la razón por la que en cualquier rent a car el contrato identifica siempre al conductor y a los conductores adicionales antes de entregar las llaves.

Persona, software o servicio externo: qué conviene según la flota

No hay una cifra mágica de vehículos a partir de la cual «toca» tener un gestor de flota. Lo que cambia con el tamaño es la forma de cubrir la función:

• Pocos vehículos: suele bastar con que una persona de administración asuma la tarea a tiempo parcial, apoyada en el software o el portal que ofrezca la compañía de renting. Lo importante es que esté nombrada y que la arrendadora sepa quién es.
• Flota mediana: la gestión empieza a ocupar horas cada semana. Compensa un software propio que avise de ITV, kilometraje y renovaciones, y una persona responsable con tiempo real asignado, aunque no sea su único cometido.
• Flota grande o repartida en varias sedes: aquí sí tiene sentido un gestor de flota a jornada completa o externalizar la función, bien al servicio de gestión de la compañía de renting, bien a un gestor de flotas independiente que trabaje con varias arrendadoras.

Externalizar quita trabajo, pero no responsabilidad: la empresa sigue siendo la arrendataria que consta en el Registro de Vehículos y la que responde si no se identifica a un conductor. Conviene que el contrato con el gestor externo detalle quién recibe las notificaciones de multas y en qué plazo las traslada.

Si tu negocio es la flota: el gestor de flota en un rent a car

En una empresa de alquiler de coches o furgonetas el gestor de flota no es un apoyo, es el corazón del negocio. Decide cuántos vehículos hay, de qué tipo, cuándo entra cada uno en taller sin dejar reservas sin cubrir y cuándo se vende para renovarlo. Los indicadores que mira a diario son los que explicamos en la guía de KPI de un rent a car: ocupación, ingreso por vehículo y día, días parados por mantenimiento y coste por kilómetro.

Quien monta un rent a car por su cuenta tiene que resolver la gestión de flota desde el primer día: elegir el programa, organizar el mantenimiento de la flota y montar el circuito de multas. Quien lo hace dentro de una red recibe esa parte ya resuelta. En Alkilator, el software de alquiler de coches que usan las oficinas lleva la flota, las reservas y los contratos en el mismo sitio, y cada oficina sigue fijando sus propias condiciones y tarifas.

Alkilator da a cada oficina la herramienta y el método para gestionar su flota; las decisiones sobre qué vehículos tener y a qué precio alquilarlos siguen siendo de quien conoce su zona.

Si estás valorando abrir una oficina, la página de franquicia de rent a car explica qué aporta la red en flota, software y seguros, y qué queda en manos del franquiciado.

Renting de flotas o alquiler flexible: qué cambia para quien gestiona la flota

Para el gestor de flota, el renting a varios años simplifica el mantenimiento pero fija el número de vehículos y los kilómetros con mucha antelación. Cuando la actividad es estacional o un proyecto dura unos meses, muchas empresas combinan un núcleo en renting con coches por meses o una flota temporal de furgonetas alquilada solo mientras hace falta. El trabajo del gestor es el mismo (asignar, controlar, identificar conductores), pero sin penalizaciones por devolver antes de tiempo ni excesos de kilometraje al final del contrato. Las condiciones exactas de cada alquiler se muestran antes de confirmar la reserva, y en el caso de las oficinas de Alkilator las fija cada oficina.

Preguntas frecuentes sobre el gestor de flota

¿Qué significa gestor de flota en el renting?

Es la persona que la empresa cliente designa como interlocutor ante la compañía de renting para todo lo relacionado con los vehículos: altas, bajas, mantenimiento, multas y renovaciones. Algunas arrendadoras también llaman así al servicio de gestión que ofrecen ellas mismas a sus clientes con flota.

¿Es obligatorio tener un gestor de flota?

No existe ninguna norma que obligue a tener ese puesto. Lo que sí es obligatorio es cumplir lo que la Ley de Tráfico exige al titular o al arrendatario a largo plazo del vehículo, en especial identificar al conductor de cada infracción en plazo. Alguien tiene que hacerlo, y nombrar a un responsable es la forma más sencilla de garantizarlo.

¿Qué diferencia hay entre un gestor de flota y un software de gestión de flotas?

El software registra, avisa y calcula: calendario de ITV, kilometraje, consumos, histórico de cada vehículo. El gestor de flota decide y responde: elige los vehículos, firma los contratos, identifica a los conductores y negocia con la compañía de renting. Lo normal es que el gestor trabaje con un software; lo que no funciona es un software sin nadie que mire lo que avisa.

¿Quién paga las multas de un coche de renting de empresa?

La multa la notifica la Administración a la empresa arrendataria, que debe identificar al conductor en veinte días naturales; a partir de ahí la sanción se dirige a esa persona. Si la empresa no identifica a nadie, responde ella por una infracción propia y más grave. Cómo se repercute internamente depende de la política de cada empresa y de lo que diga el contrato laboral o la cesión del vehículo.