ITV, impuestos y trámites de una flota de alquiler: el calendario anual

Cuando alguien monta una empresa de alquiler de vehículos suele pensar en la flota, en la web y en las reservas. Lo que casi nadie calcula al principio es la carga administrativa que genera cada coche: matriculación, seguro, impuesto municipal, ITV, revisiones, y en muchos casos altas y bajas de titularidad cuando el vehículo entra y sale de la flota. Con tres coches se lleva de cabeza; con quince, si no hay sistema, algo se escapa.

Y lo que se escapa cuesta dinero de dos formas: la sanción o el recargo, y el día que el vehículo está parado sin poder alquilarse. Este artículo ordena las fechas que arrastra una flota y propone una forma sencilla de no perderles la pista.

Las fechas que arrastra cada vehículo

No todas dependen de ti ni vencen a la vez, y ese es justo el problema: llegan sueltas, en distintos meses y por distintos canales.

• ITV: los turismos siguen el calendario general según antigüedad, y los vehículos de alquiler tienen su propio régimen de periodicidad, más exigente que el de un coche particular. Conviene comprobar el caso concreto de cada matrícula.
• Seguro: la póliza tiene fecha de renovación anual, y si trabajas con flota puede haber altas y bajas a mitad de año cada vez que entra o sale un vehículo.
• Impuesto de vehículos de tracción mecánica (IVTM): lo cobra el ayuntamiento donde el vehículo esté domiciliado, con su propio plazo de pago voluntario.
• Mantenimientos del fabricante: por kilómetros o por tiempo, lo que llegue antes. En alquiler siempre llega antes el kilometraje.
• Trámites de titularidad: matriculación al entrar en flota y transferencia al venderlo, con sus tasas y su papeleo.

La periodicidad de la ITV y los trámites de titularidad se consultan directamente en la sede de la DGT, que es la fuente que conviene mirar antes de dar por buena cualquier tabla que circule por internet. Si todavía estás en la fase de constituir la empresa, el orden de los papeles previos lo repasamos en el artículo sobre licencias y requisitos para una empresa de alquiler de coches.

Por qué en alquiler todo llega antes

Un coche particular hace unos pocos miles de kilómetros al año. Un vehículo de alquiler puede multiplicar esa cifra sin despeinarse, sobre todo si trabaja en zona turística o con clientes de larga duración. Eso comprime todos los plazos: las revisiones caen cada pocos meses, los neumáticos se consumen a un ritmo distinto y los desgastes que en un uso normal aparecerían al tercer año aparecen al primero.

La consecuencia práctica es que el calendario de una flota no se planifica por fecha, sino por fecha y por kilómetros a la vez. Quien solo mira el calendario acaba llevando el coche al taller tarde; quien solo mira los kilómetros se olvida del IVTM. Sobre cómo encajar esto en la operativa diaria escribimos con detalle en la guía de mantenimiento de flota en una empresa de alquiler.

El coste real de un vehículo parado

Una ITV caducada no solo expone a sanción: impide alquilar ese coche con tranquilidad hasta resolverla. Si pasa en agosto, el coste no es la tasa de la inspección, es el margen de los días de temporada alta que ese vehículo no factura. Por eso las inspecciones y revisiones grandes se programan, siempre que se pueda, en los meses de menor ocupación.

Cómo montar el calendario sin volverte loco

No hace falta nada sofisticado, pero sí hace falta que sea único y compartido. Estos cuatro pasos cubren el noventa por ciento de los sustos.

• Una ficha por matrícula con todas las fechas: alta en flota, seguro, ITV, último mantenimiento, kilómetros de la próxima revisión y fecha prevista de salida de la flota.
• Avisos con antelación real: treinta días para ITV y seguro, y un umbral de kilómetros para las revisiones, no un aviso el día del vencimiento.
• Un responsable con nombre y apellidos. Si la tarea es de todos, no es de nadie.
• Revisión mensual de la ficha completa, mejor a principios de mes, para colocar los vehículos afectados en los días de menor ocupación prevista.

Si gestionas más de unos pocos vehículos, este control acaba viviendo en el sistema de gestión y no en una hoja aparte: un buen software de alquiler de coches cruza los vencimientos con el calendario de reservas y evita que alquiles un coche que tienes que llevar al taller pasado mañana. Comparamos qué debe cubrir en software de gestión para un rent a car.

Cuando entran y salen vehículos

El momento más delicado no es el día a día, es la renovación de flota. Ahí se juntan matriculaciones, altas de seguro, bajas de los vehículos que se venden y transferencias pendientes, todo en pocas semanas. Merece la pena tener una lista de comprobación fija para cada entrada y cada salida, con los documentos que hay que archivar en cada caso, y no improvisarla cada vez.

Un apunte que se olvida a menudo: hasta que la transferencia del vehículo vendido no está tramitada, las multas y los impuestos pueden seguir apareciendo a tu nombre. Cerrar bien las salidas es tan importante como preparar bien las entradas. Sobre cuándo conviene dar ese paso hablamos en cuándo renovar la flota y vender los vehículos.

Empezar dentro de una red como Alkilator ahorra buena parte de esta curva de aprendizaje: los procesos y las listas de comprobación ya están rodados y no hay que inventarlos vehículo a vehículo.

Si estás valorando el proyecto desde cero, la guía para montar un rent a car recorre todo el proceso paso a paso, y la página de franquicia de rent a car explica cómo funciona el modelo cuando prefieres arrancar con una estructura ya montada. Y si quieres ver antes cómo trabaja una flota de verdad, echa un vistazo a nuestras oficinas y a la flota de coches disponible.