¿Se puede pagar un carsharing con la cuenta de empresa? Factura, IVA y alternativas en Barcelona

En resumen: sí, en Barcelona y en el resto de España se puede pagar un coche de carsharing con la cuenta de la empresa. La mayoría de operadores ofrecen un perfil o cuenta corporativa que se paga con la tarjeta o la cuenta bancaria de la sociedad y que emite la factura a nombre de la empresa, con su NIF. Lo que no funciona es usar la cuenta personal de un empleado y pedir la factura después: en ese caso el gasto es del trabajador y el IVA no se deduce. Si el uso es frecuente, un alquiler de coches por horas con factura a la empresa suele ser una alternativa más controlable.

Cómo funciona la cuenta de empresa en un carsharing

El carsharing de calle (los coches que se abren con el móvil y se dejan aparcados en zona regulada) nació para particulares, pero hoy casi todos los operadores tienen una modalidad para empresas. El esquema es parecido en todos: la empresa abre una cuenta corporativa, da de alta a los empleados que pueden conducir, cada uno se identifica con su propio carné y los viajes se cargan al método de pago de la sociedad. La factura llega mensual o por trayecto, según el operador, y a nombre de la empresa.

Hay tres detalles que conviene comprobar antes de dar de alta al equipo:

• Que la cuenta corporativa se pueda pagar con tarjeta de empresa o domiciliación en la cuenta de la sociedad, no solo con la tarjeta personal del administrador.
• Que cada empleado tenga su propio perfil dentro de la cuenta: el seguro del operador cubre al conductor que ha reservado, y si conduce otra persona la cobertura puede quedar en el aire.
• Que la factura salga con los datos fiscales de la empresa y el IVA desglosado. Si el operador solo entrega un recibo o una factura simplificada sin tu NIF, el gasto se justifica peor.

Muchos operadores permiten además separar uso profesional y personal en la misma app: el empleado elige antes de arrancar qué perfil paga el viaje. Es útil si la empresa no quiere asumir los desplazamientos privados, pero obliga a revisar la factura mensual para detectar trayectos cargados al perfil equivocado.

Qué necesita la factura para que el IVA sea deducible

Para deducir el IVA, la empresa necesita una factura completa con su nombre, su NIF y el desglose de base y cuota, tal como exige el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Una factura simplificada solo sirve para deducir si incluye el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida; un simple justificante de la app o el cargo en la tarjeta no bastan. Por eso lo práctico es introducir los datos fiscales al crear la cuenta corporativa y no pedir la factura viaje a viaje.

La segunda pregunta es cuánto IVA se deduce. El carsharing es un arrendamiento de vehículo, y la Ley del IVA, en su artículo 95, presume que un turismo usado en la actividad está afecto al 50 %, salvo que la empresa pueda demostrar un uso profesional mayor. Ese mismo artículo eleva la presunción al 100 % en casos concretos, como los vehículos de representantes o agentes comerciales, los dedicados al transporte de mercancías o viajeros y los de vigilancia. En la práctica, con una cuenta corporativa en la que cada viaje queda registrado con fecha, hora, conductor y destino, justificar el uso profesional es mucho más fácil que con un coche de empresa clásico. Lo explicamos con más detalle en la guía sobre factura e IVA al alquilar un coche por trabajo.

¿Y en el Impuesto de Sociedades?

El gasto del carsharing es deducible en Sociedades si está relacionado con la actividad, está contabilizado y queda justificado con la factura. La misma trazabilidad que ayuda con el IVA sirve aquí: un informe mensual con los viajes por empleado es la mejor defensa ante una comprobación. Si un trayecto fue personal, lo correcto es que lo pague el empleado o que la empresa lo trate como retribución en especie.

Carsharing, alquiler por horas o renting: qué le conviene a la empresa

El carsharing de calle encaja cuando los viajes son cortos, dentro de la ciudad y poco previsibles: una visita a un cliente en el Eixample, acercarse al polígono de la Zona Franca o ir al aeropuerto a recoger a alguien. Pagas por minuto u hora y no tienes que devolver el coche a un sitio fijo. Sus límites también son conocidos: en Barcelona los coches se concentran en los distritos centrales, no siempre hay uno libre cerca y los viajes largos o de día completo salen caros frente a un alquiler convencional. En esta comparativa entre carsharing y alquiler de coches detallamos en qué punto cambia la cuenta.

El alquiler por horas o por días de un rent a car resuelve el tramo intermedio: una mañana entera de visitas, un viaje a Girona o Tarragona, llevar material. Reservas un coche concreto para una franja, lo recoges en una oficina y la factura sale a nombre de la empresa como en cualquier alquiler. En nuestra guía sobre alquilar por horas o por días verás cómo elegir la franja. Y si la empresa tiene un volumen estable de desplazamientos, el car sharing para empresas de una red de oficinas o un renting para empresas convierten ese gasto variable en una cuota previsible con facturación centralizada.

• Viajes de menos de una hora dentro de la ciudad, sin planificar: carsharing de calle con cuenta corporativa.
• Medio día o día completo, salidas fuera de Barcelona, varios empleados a la vez: alquiler por horas o por días con factura a la empresa.
• Uso diario y previsible de uno o más coches: renting o flota compartida con contrato marco y factura mensual.

En la red Alkilator cada oficina fija sus condiciones y se muestran antes de confirmar la reserva: si necesitas factura a nombre de la empresa, indícalo al reservar y no después de devolver el coche.

Cómo organizarlo en Barcelona sin sorpresas en la factura

Barcelona es, junto con Madrid, la ciudad española donde más operadores de carsharing conviven, así que la decisión no es si existe el servicio, sino cómo controlarlo. Un esquema sencillo que funciona en empresas pequeñas y medianas:

• Una sola cuenta corporativa por operador, con los datos fiscales completos y un responsable que revise la factura mensual.
• Política escrita de uso: qué viajes paga la empresa, qué pasa con las multas y con los daños, y quién responde de la franquicia del seguro del operador.
• Un segundo proveedor para lo que el carsharing no cubre: la oficina de alquiler de coches en Barcelona a la que acudir cuando hace falta un coche para todo el día o un modelo concreto.
• Revisión trimestral: si el gasto en carsharing crece mes a mes, probablemente ha llegado el momento de pasar parte de los viajes a renting o a una flota compartida.

Las multas merecen un párrafo aparte. En el carsharing, igual que en el alquiler, el operador identifica al conductor ante la administración y suele cobrar una tasa de gestión. Si el empleado conducía con el perfil de empresa, la sanción llega a la sociedad, que debe identificar al conductor para que los puntos vayan a quien corresponde. Conviene que la política interna lo deje claro desde el principio.

Preguntas frecuentes sobre pagar el carsharing con la cuenta de empresa

¿Puede un autónomo pagar el carsharing con su cuenta profesional?

Sí. El autónomo puede crear la cuenta con su NIF y recibir la factura a su nombre. La deducción del IVA sigue la misma regla del artículo 95 de la Ley del IVA: presunción del 50 % para un turismo y más si demuestra un uso profesional superior. En el IRPF, el gasto es deducible cuando está vinculado a la actividad y se justifica con factura.

¿Qué pasa si un empleado paga el carsharing con su tarjeta personal?

El gasto es del empleado y la factura sale a su nombre, así que la empresa no puede deducir el IVA aunque le reembolse el importe. Puede tratarlo como gasto de viaje justificado con la factura del trabajador, pero pierde la cuota de IVA y la trazabilidad. Si va a repetirse, lo correcto es abrir la cuenta corporativa.

¿Es mejor el carsharing o el alquiler por horas para una empresa en Barcelona?

Depende de la duración y de la previsibilidad. Para trayectos cortos e improvisados dentro de la ciudad, el carsharing de calle gana por comodidad. Para media jornada o día completo, para salir de la ciudad o cuando necesitas un tamaño concreto de coche, el alquiler por horas o por días de un rent a car suele compensar más y es más fácil de facturar. Muchas empresas combinan los dos.

¿Se puede deducir el 100 % del IVA del carsharing?

Solo si la empresa demuestra que el uso es exclusivamente profesional o si la actividad está entre las que la Ley del IVA presume afectas al 100 %, como la de agentes y representantes comerciales. El registro de viajes de la cuenta corporativa es la prueba más sólida, pero la decisión final depende de cada caso y conviene consultarla con el asesor fiscal.